Behandling av personuppgifter

Vi på m4 gruppen AB värnar om våra kunders och leverantörers personliga integritet. För att ge dig en bättre förståelse för hur vi hanterar dina personuppgifter har vi uppdaterat våra rutiner i enlighet med nya EU-direktivet, GDPR (General Data Protection Regulation). De nya reglerna gäller fr.o.m. den 25 maj 2018 och har positiva effekter på din personliga integritet och förändrar hur vi som företag samlar in och behandlar dina personuppgifter.

Vi skyddar dina personuppgifter
Det är viktigt för oss på m4 att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den information som vi hanterar om dig.

Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Exempel på detta kan vara grundläggande uppgifter som personnummer, namn, adress, telefonnummer och mailadress, men även organisationsnummer om du har enskild firma.

Vi ser till att era personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen följer både gällande dataskyddsregler, interna riktlinjer och rutiner.

Varifrån samlar vi in personuppgifter?
Vid tecknade av avtal med m4 registreras avtalspartens kontaktperson med namn, telefonnummer och mailadress.

Vid offertförfrågning och beställning av tjänst hos m4 registreras beställarens namn, telefonnummer och ev mailadress. För privatpersoner och enskilda företag registreras även adress och personnummer. Vid beställning av arbete med ROT-avdrag registreras dessutom fastighetsbeteckningen.

Vid kundevent lämnar besökaren i vissa fall namn, telefon och mailadress.

m4 kan komma att inhämta uppgifter om kreditvärdighet från extern part vid beställning av tjänster.

m4 inhämtar uppgift om F-skatt för enskilda företag från extern part.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
m4 behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera offerter, avtal och beställda tjänster, fakturera och ev kräva ersättning vid utebliven betalning.

m4 behandlar även personuppgifter för deltagare i m4 akademins utbildningar i syfte att vid behov kunna delge information om vilka utbildningar personer har deltagit i.

m4 måste behandla dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och redovisningskrav.

Mottagare som information delas med
I vissa fall behöver vi dela med oss av dina personuppgifter till andra mottagare. Om vi delar dina personuppgifter ansvarar mottagaren för att uppgifterna hanteras i enlighet med det nya EU-direktivet (GDPR).

m4 delar viss information med de transportörer (delägare till m4 samt inlejda transportörer) som utför tjänster inom ramen för m4.

m4 delar information om fakturor med extern part som ansvarar för leverans av fakturor.

Behörigheter för genomförda utbildningar registreras hos berörda myndigheter och samarbetsorgan inom utbildningssektorn (t ex Transportstyrelsen, MSB, ID-06, TYA).

Rapportering av transport med farligt avfall till Naturvårdsverket.

I förekommande fall kan vi komma att dela med oss av information till inkassoföretag för indrivning av utebliven betalning och försäkringsbolag vid ev reklamationsärenden.

Varför m4 har rätt att behandla personuppgifter?
För att m4 ska kunna leverera med hög kvalitet och säkerhet samt uppfylla våra åtaganden behöver vi följa de lagar och avtal, t ex bokförings- och redovisningskrav som gäller inom området.

m4 ska kunna tillgodose sitt berättigade intresse av att hantera kundförhållandet med dig.

Hur länge kommer informationen att sparas?
Personuppgifterna kommer att behandlas så länge de behövs för fullgörande av våra åtagande gentemot dig. Vissa uppgifter kommer att behandlas även efter detta för att m4 ska uppfylla t ex bokförings- och redovisningskrav (7 år).

Rätt att begära ut uppgifter
Du kan få tillgång till dina uppgifter genom att beställa ett utdrag med de personuppgifter om dig som vi har registrerade hos oss.

Rätt att få ändra felaktiga uppgifter
Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig har du rätt att begära att uppgiften rättas eller kompletteras.

Rätt att radera uppgifter
Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Om det t.ex. inte längre finns något behov av att behandla personuppgifterna. Om vi behöver informationen för att kunna fullfölja ett avtal med dig eller om det finns lagkrav på att vi ska behålla personuppgifterna kan vi däremot inte radera dem förrän tiden gått ut.

Ändringar i denna text
Ändringar om hur vi behandlar personuppgifter kan komma att ske, varför det är viktigt att du håller dig uppdaterad med vår information om GDPR.

Kontakt
Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.

Kunder:
m4 gruppen AB
Julia Norström
Box 150
721 05 VÄSTERÅS
010-551 01 00
julia.norstrom@m4.se

Leverantörer:
m4 gruppen AB
Angela Wretman
Box 150
721 05 VÄSTERÅS
010-551 01 00
angela.wretman@m4.se

Tillsynsmyndigheten för GDPR är IMY – Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se)